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Rechte, Export und Datenschutz

WirdMail synchronisiertLog …speichert potenziell sensible Kommunikationsdaten. Diese Seite fasst zusammen, wer was darf, was exportiert wird und welche Daten überhaupt gespeichert werden.

Berechtigungen

Die Rechte vergeben Sie wie bei jeder Joomla-Komponente unter Optionen → Rechte je Benutzergruppe. Mail Log trennt bewusst zwischen Ansehen und Lesen der Inhalte:

RechtErlaubt Mail Log ansehenDashboard und Liste öffnen — die Metadaten, aber nicht zwingend die Nachrichtentexte. Mail-Inhalt ansehenDie vollständigen Bodies (HTML, Text, MIME) lesen. Getrennt vergeben, weil Bodies sensible Daten enthalten können. Anhänge und .eml herunterladenAngehängte Dateien und die rohe Nachricht herunterladen. Mails erneut sendenProtokollierte Mails erneut zustellen. Einträge löschenLog-Einträge entfernen. Demo-Daten verwaltenTesteinträge erzeugen und löschen.

Jede Aktion prüft ihr Recht serverseitig — nicht nur die Oberfläche blendet Schaltflächen aus. So kann eine Aktion auch nicht durch einen direkten Aufruf erzwungen werden. Ein Redakteur mit „Mail Log ansehen", aber ohne „Mail-Inhalt ansehen" sieht die Liste, aber keine Texte.

Empfehlung: Vergeben Sie Mail-Inhalt ansehen und Anhänge und .eml herunterladen sparsam — idealerweise nur an die Personen, die tatsächlich Zustellprobleme untersuchen.

Export

Die Schaltfläche CSV exportieren in der Liste gibt die aktuell gefilterte Auswahl als CSV-Datei aus. Der Export enthält Kennung, Zeit, Status, Absender, Empfänger, Betreff, Quelle, Kontext und die Fehlermeldung — nicht jedoch den Nachrichtentext. Wer Bodies braucht, öffnet den Eintrag oder lädt die .eml-Datei herunter (mit den entsprechenden Rechten).

Freitextfelder werden im CSV so aufbereitet, dass Tabellenprogramme sie nicht versehentlich als Formel interpretieren. Der Export lässt sich damit gefahrlos in Excel oder LibreOffice öffnen.

Welche Daten gespeichert werden

Pro Mail speichert Mail Log Absender und Empfänger, Betreff, Zeit und Status, den Kontext sowie — sofern vorhanden — die IP-Adresse und die Benutzer-Kennung des Auslösers. Wie viel vom Text abgelegt wird, bestimmen Sie über den Speichermodus; ab Werk ist das nur ein kurzer Auszug, und sensible Mails werden nur mit Metadaten gespeichert.

Datenschutz-Hinweise für den Betrieb

    Aufbewahrung begrenzen. Setzen Sie eine Eintrags-Aufbewahrung (Standard 180 Tage) und richten Sie die Bereinigungsaufgabe ein, damit alte Daten nicht unbegrenzt liegen bleiben. Sparsam speichern. Für die meisten Zwecke reicht der Standard „Metadaten + Auszug". Vollständige oder rohe Speicherung nur, wenn Sie sie wirklich brauchen. Verschlüsseln, wenn Sie Bodies vollständig behalten. Die verschlüsselte Speicherung hält den Schlüssel außerhalb der Datenbank. Rechte eng fassen. Trennen Sie das Lesen der Inhalte vom bloßen Ansehen der Liste. Auskunft und Löschung. Für Betroffenenanfragen filtern Sie die Liste nach der Adresse und exportieren oder löschen gezielt.

    Alle Daten bleiben auf Ihrem Server — Mail Log kontaktiert keine externen Dienste.

    Gilt für Version 1.0.0.

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