Auskunft und Löschung nach DSGVO (Pro)
WirdPro-Version. synchronisiertDiese …Funktion gehört zur Pro-Version von Mail Log. Was die
Free-Version kann, steht unter Free-Version und Pro-Version.
Ein E-Mail-Protokoll ist eine Sammlung personenbezogener Daten: Adressen, Betreffzeilen, oft auch Inhalte. Fragt jemand nach Artikel 15 DSGVO, was Sie über ihn gespeichert haben, oder verlangt er nach Artikel 17 die Löschung, gehört das Protokoll zur Antwort — und wird dabei regelmäßig vergessen.
Die Pro-Version schließt diese Lücke, und zwar an der Stelle, an der Sie ohnehin arbeiten: in Joomlas eigener Datenschutz-Verwaltung.
Warum kein eigener Bereich
Joomla bringt den Ablauf bereits mit: Unter Benutzer → Datenschutz legen Sie eine Anfrage an, die betroffene Person bestätigt sie, und jede Erweiterung steuert ihren Teil bei. Mail Log klinkt sich dort ein. Ein zweiter, eigener Bereich hieße, dass Sie sich merken müssten, dass Mail Log vom gewohnten Ablauf nicht erfasst ist — und genau die Stelle, die man vergisst, macht die Auskunft unvollständig.
So gehen Sie vor
Die Adresse kommt aus der Anfrage, nicht aus einem Benutzerkonto. Das ist hier entscheidend: Wem eine Website schreibt, ist meistens kein registrierter Benutzer — Absender von Kontaktformularen, Kunden, Empfänger einer Benachrichtigung. Für genau diese Personen fände eine Auskunft über das Benutzerkonto nichts.
Was in der Auskunft steht
Zu jeder Nachricht, in der die Adresse vorkommt: Zeitpunkt, Betreff, Zustellstatus und eventuelle Fehlermeldung, in welcher Rolle die Adresse auftrat (Absender, An, Kopie, Blindkopie), wer die Nachricht ausgelöst hat, die Zahl der Empfänger und Anhänge sowie die Message-ID.
Der Nachrichtentext — und warum er nicht immer dabei ist
War die anfragende Person die einzige Empfängerin, liegt der Text bei. Gingen weitere Empfänger mit, wird er zurückgehalten und in der Auskunft als zurückgehalten vermerkt.
Der Grund ist nicht Bequemlichkeit: Eine Nachricht an drei Personen enthält Daten aller drei. Sie einer davon auf Knopfdruck auszuhändigen, wäre eine Datenschutzverletzung — verursacht von einer Datenschutzfunktion. Sie können den Text nach Durchsicht jederzeit von Hand herausgeben.
Was die Löschung tut
Sie löscht die betroffenen Protokolleinträge samt ihrer Anhänge von der Festplatte. Sie anonymisiert sie nicht.
Das ist Absicht. Die Adresse zu schwärzen, während die Betreffzeile weiter „Ihre Bestellung, Herr Schmidt“ lautet, sieht nach Löschung aus und ist keine. Rechnen Sie damit, dass auch die Belege über Nachrichten an Dritte verschwinden, wenn die anfragende Person in derselben Nachricht stand.